دسته بندی
آموزش/ اتوماسیون اداری و نامه نگاری
منتشر شده
5 مهر 1398
معرفی ماژول اتوماسیون اداری و نامهنگاری
ماژول اتوماسیون اداری و نامهنگاری سانا، مغز ارتباطات داخلی و خارجی سازمان شماست؛ جایی که تمام نامهها، مکاتبات، فرمها، ارجاعها و تأییدها، بهصورت یکپارچه، قابل ردیابی و تحلیلی مدیریت میشوند.
اگر به دنبال یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب هستید که فقط نامهها را ثبت نکند، بلکه رفتار مدیریتی و عملکرد کارکنان را هم به شما نشان بدهد، این ماژول دقیقاً برای همین طراحی شده است.
نرم افزار اتوماسیون اداری سانا؛ از ثبت نامه تا تحلیل رفتار سازمان
در ماژول اتوماسیون اداری و نامهنگاری سانا:
همهی نامههای وارده، صادره و داخلی بهصورت ساختارمند ثبت و شمارهگذاری میشوند.
هر نامه در یک گردش کار (Workflow) مشخص، بین مدیران و کارمندان حرکت میکند.
تمام اقدامات، تأخیرها، پاسخها و ارجاعها بهطور خودکار ثبت میشوند.
در نهایت، سیستم به شما گزارش و تحلیلهای مدیریتی میدهد:
کدام مدیر بیشترین درخواست را دریافت کرده؟
کدام کاربر بیشترین درخواست را ثبت کرده؟
در کدام مرحله بیشترین تأخیر رخ میدهد؟
متوسط زمان پاسخگویی هر مدیر یا هر واحد چقدر است؟
این یعنی سانا فقط یک سیستم ثبت نامه نیست؛ یک ابزار تحلیل عملکرد سازمان در حوزه مکاتبات و درخواستها است.
امکانات اصلی ماژول اتوماسیون اداری و نامهنگاری سانا
۱. ثبت، شمارهگذاری و آرشیو دیجیتال نامهها
در سیستم اتوماسیون اداری سانا، تمام انواع مکاتبات قابل مدیریت هستند:
نامههای وارده (از سازمانها، مشتریان، تأمینکنندگان و…)
نامههای صادره (به بیرون سازمان، سازمانهای دولتی، شرکتها و…)
نامههای داخلی (بین واحدها، مدیران و کارکنان)
ثبت شماره نامه، تاریخ، فرستنده، گیرنده، موضوع، پیوستها و سطح محرمانگی
آرشیو دیجیتال قابل جستجو برای سالهای آینده بدون نیاز به بایگانی کاغذی
این ساختار باعث میشود هر نامهای در هر زمان، با چند کلیک پیدا شود.
۲. کارتابل هوشمند برای مدیران و کاربران
هر کاربر در سانا یک کارتابل شخصی دارد که تمام کارهای مرتبط با او در آن جمع میشود:
مشاهده نامههای دریافتی، ارسالی و در انتظار اقدام
امکان ارجاع نامه به مدیر یا همکار دیگر همراه با توضیحات
ثبت نظر، دستور، تأیید یا رد درخواست روی همان نامه
تعیین مهلت پاسخگویی برای هر مکاتبه
نمایش وضعیت هر نامه:
در انتظار بررسی
در حال پیگیری
تأیید شده
رد شده
بایگانی شده
این کارتابل باعث میشود هیچ نامهای فراموش نشود و مسئولیت هر اقدام کاملاً مشخص باشد.
۳. مدیریت گردش کار (Workflow) انواع درخواستها
ماژول اتوماسیون اداری سانا فقط مخصوص نامههای کلاسیک نیست؛ برای انواع فرمها و درخواستها هم قابل استفاده است، مثل:
درخواست مرخصی
درخواست خرید
درخواست تأمین کالا یا خدمات
درخواست مأموریت
درخواست تأیید قرارداد، پیشفاکتور و…
برای هر نوع درخواست، میتوانید مراحل تأیید و ارجاع را تعریف کنید:
چه کسی مرحله اول تأیید است؟
بعد از تأیید مدیر واحد، نامه نزد چه کسی برود؟
اگر در یک مرحله تأخیر شد، چه هشدارهایی ارسال شود؟
همهی این مراحل در سیستم ثبت میشود و بعداً در بخش گزارشها و تحلیلها قابل مشاهده است.
۴. فرمهای الکترونیکی و حذف کاغذ از فرآیند اداری
با فرمهای الکترونیکی سانا:
کاربران بهجای فرم کاغذی، فرم دیجیتال را در سیستم تکمیل میکنند.
تمام اطلاعات، مستقیم وارد دیتابیس میشود؛ بدون تایپ دوباره و بدون خطای انسانی.
امکان تعریف فیلدهای پویا، اجباری/اختیاری، ضمیمه فایل و… وجود دارد.
فرمها بهصورت خودکار وارد جریان نامهنگاری و ارجاع میشوند.
این رویکرد، هم سرعت کار را بالا میبرد، هم هزینه و خطای کاغذ را حذف میکند.
۵. امنیت، محرمانگی و سطوح دسترسی
در یک سیستم اتوماسیون اداری سازمانی، امنیت و محرمانگی اهمیت بالایی دارد. سانا این موارد را پوشش میدهد:
تعریف سطوح دسترسی برای هر کاربر، واحد یا نقش سازمانی
تعیین دسترسی برای مشاهده، ثبت، ارجاع، تأیید یا بایگانی نامهها
امکان تعیین محرمانگی برای نامهها و محدود کردن مشاهده آنها
ثبت کامل لاگ فعالیتها: چه کسی، در چه زمانی، چه تغییری روی نامه انجام داده است
گزارشها و تحلیلها؛ نقطه تمایز اتوماسیون اداری سانا
بخش گزارشها و تحلیلها مهمترین و متمایزترین قسمت ماژول اتوماسیون اداری و نامهنگاری سانا است؛ جایی که سازمان شما از «ثبت نامه» فراتر رفته و وارد تحلیل رفتار و عملکرد میشود.
۱. تحلیل حجم درخواستها و مکاتبات
سانا به شما کمک میکند ببینید:
کدام مدیر بیشترین درخواست را دریافت کرده است؟
کدام کاربر یا واحد بیشترین درخواست را ثبت کرده است؟
چه نوع درخواستهایی (خرید، مرخصی، اداری، مالی و…) بیشترین حجم را دارند؟
این گزارشها برای مدیریت منابع انسانی، برنامهریزی کارها و تعادل حجم کاری بسیار مهم است.
۲. اندازهگیری زمان پاسخگویی مدیران و کارکنان
یکی از مهمترین ویژگیهای ماژول، اندازهگیری دقیق زمان پاسخگویی است:
محاسبه میانگین زمان پاسخگویی هر مدیر
محاسبه میانگین زمان پاسخگویی هر کاربر یا واحد سازمانی
نمایش نموداری روند کاهش یا افزایش زمان پاسخ در بازههای مختلف (ماهانه، فصلی، سالانه)
مقایسه عملکرد مدیران/واحدها با یکدیگر از نظر سرعت پاسخگویی
به این ترتیب، شما بهصورت شفاف میبینید:
چه مدیری سریعتر پاسخ میدهد و چه مدیری بیشترین تأخیر را دارد.
۳. شناسایی مراحل پر تأخیر در فرآیند نامهنگاری
در بسیاری از سازمانها، تأخیرها لزوماً به یک فرد مربوط نیست؛ گاهی یک مرحله در فرآیند مشکل دارد. سانا این مرحلهها را مشخص میکند:
در کدام مرحله از گردش نامه، بیشترین زمان توقف رخ میدهد؟
تأخیر بیشتر در مرحلهی مدیر واحد است یا مدیرعامل، یا امور مالی؟
کدام نوع درخواست، بهطور متوسط بیشتر از حد استاندارد طول میکشد؟
این تحلیلها به مدیریت کمک میکند:
گلوگاههای فرآیند اداری را شناسایی کند.
مراحل غیرضروری را حذف یا سادهسازی کند.
زمان پاسخگویی سازمان به درخواستها را کاهش دهد و رضایت کارکنان و مشتریان را افزایش دهد.
۴. گزارشهای مدیریتی و داشبورد تحلیلی
در بخش گزارشها و تحلیلهای اتوماسیون اداری سانا، مدیران میتوانند:
روی داشبورد مدیریتی، خلاصه وضعیت مکاتبات را مشاهده کنند:
تعداد نامههای باز
تعداد نامههای تأخیر خورده
تعداد نامههای بسته شده در مهلت
میانگین زمان پاسخگویی
گزارشها را بر اساس:
تاریخ
واحد سازمانی
نوع نامه یا نوع درخواست
مدیر، کارمند یا نقش سازمانی
فیلتر و تحلیل کنند.
این بخش، اتوماسیون اداری سانا را به یک ابزار تحلیل عملکرد و مانیتورینگ رفتار سازمانی در حوزه مکاتبات تبدیل میکند.
۵. کنترل SLA و پایش نظم سازمانی
اگر در سازمان خود SLA (توافقنامه سطح خدمت) برای پاسخگویی به نامهها و درخواستها دارید، سانا:
رعایت SLA را بهصورت خودکار پایش میکند.
میزان درصد درخواستهای پاسخ داده شده در زمان مقرر را گزارش میدهد.
مواردی که خارج از SLA بودهاند را مشخص میکند.
به شما کمک میکند نظم سازمانی را بهصورت عددی و قابل اندازهگیری کنترل کنید.
یکپارچگی اتوماسیون اداری سانا با سایر ماژولها
ماژول اتوماسیون اداری و نامهنگاری سانا بهصورت کامل با سایر بخشهای سیستم یکپارچه است:
ارتباط با ماژول منابع انسانی برای مدیریت دسترسیها و ساختار سازمانی
ارتباط با ماژول فرآیند و کنترل تولید برای ثبت، تأیید و پیگیری دستورها و صورتجلسات
ارتباط با حسابداری، انبارداری و فروش برای ثبت مکاتبات مرتبط با مالی، خرید، سفارشات و قراردادها
این یکپارچگی باعث میشود:
تمام مکاتبات مرتبط با هر پرونده (قرارداد، پروژه، سفارش، خرید و…) بهصورت یکجا در سیستم قابل مشاهده باشد.
هیچ اطلاعاتی در جزیرههای جداگانه گم نشود.
چرا ماژول اتوماسیون اداری و نامهنگاری سانا؟
با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری سانا شما:
گردش مکاتبات و نامهها را کاملاً دیجیتال، شفاف و قابل ردیابی میکنید.
آرشیو کاغذی را به حداقل میرسانید و همهچیز در بایگانی دیجیتال حفظ میشود.
با کمک گزارشها و تحلیلها، رفتار مدیران و کارکنان را از نظر پاسخگویی و نظم کاری میسنجید.
گلوگاههای فرآیند را شناسایی و زمان پاسخگویی سازمان را کاهش میدهید.
نظم، شفافیت و مسئولیتپذیری را در کل سازمان تقویت میکنید.